Bedrijfsvoering Verdraaid
In 2015 heeft een onderzoek plaats gevonden naar de werkwijze en beleving van Bedrijfsvoering organisatie breed. Vanuit dit onderzoek is een rapportage opgesteld in een notitie Bedrijfsvoering Verdraaid. De kern van deze notitie is dat ten aanzien van bedrijfsvoering een kanteling wordt ingezet van vraaggericht naar opgavegericht werken.
Middels een traject van gesprekken en trainingen wordt invulling gegeven aan deze kanteling met het doel om gezamenlijk een verbetering op het gebied van bedrijfsvoering (beleving en uitvoering) te realiseren. Een verbetering die bijdraagt aan de opgaven waar we voor staan en alle aspecten ten aanzien van bedrijfsvoering in ondersteunen en adviseren. De bedrijfsvoering moet het primaire proces ondersteunen zodat dit proces efficiënt en effectief kan verlopen. De ondersteuning van de bedrijfsvoering van de primaire processen is centraal georganiseerd in de afdeling Advies & Beheer en de adviseurs werken gedeconcentreerd, dicht bij de lijnafdelingen zodat de juiste advisering en ondersteuning kan plaatsvinden.
Dit laatste vanuit integraliteit en eigenaarschap en met aandacht voor vragen en initiatieven vanuit de maatschappij. Met andere woorden, meer vanuit de leefwereld en minder vanuit de systeemwereld.
De uitgangspunten die benoemd zijn in de kadernota 2017 zijn van toepassing voor de bedrijfsvoering namelijk:
• Regels en procedures ter discussie
Een gemeentelijke organisatie die minder oog heeft voor het eigen beleid, de eigen regels en de eigen procedures maar die deze transparant, goed afgewogen en met beleid, ter discussie durft te stellen in het belang van maatschappelijke belangen of burgerinitiatieven.
• Samen met 100.000 ‘meewerkers’
Een gemeentelijke organisatie die zich realiseert dat er in Venlo in potentie 100.000 ‘meewerkers’ wonen die graag hun steentje bijdragen. Dat vraagt om grotere netwerkkwaliteiten en een echte dialoog met onze inwoners.
• Integraliteit en eigenaarschap
We leggen met het oog op het voorafgaande een veel steviger accent op integraal werken en eigenaarschap en overwegen de herintroductie van programmasturing als hulpmiddel binnen (en met maatschappelijke partners buiten) de organisatie.
• Investeren in de organisatie
We zetten met kracht in op de wendbaarheid van onze organisatie en onze medewerkers en zijn bereid daarin ook daadwerkelijk te investeren.
Voor de bedrijfsvoeringstaken zijn in 2017 en komende jaren de volgende ontwikkelingen van belang:
Financiën
In 2016 heeft u de financiële verordening vastgesteld waarin de geactualiseerde visie en ambities zijn vertaald en geconcretiseerd. In de financiële verordening zijn verwoord de uitgangspunten voor het financiële beleid, het financiële beheer en inrichting van de financiële organisatie. In 2017 worden op basis van de financiële verordening een aantal beleidskaders geactualiseerd en/of geïmplementeerd. In programma 12 'algemene middelen' is dit verder geconcretiseerd. In 2017 wordt verder ingezet op het verder professionaliseren van de financiële functie. Een belangrijk onderdeel hiervan is de verdere uitrol en het verzorgen van 'financiële trainingen' voor medewerkers in het primaire proces.
Een aantal landelijke ontwikkelingen zullen nauwlettend gevolgd worden waarvan de (financiële) consequenties onzeker zijn. Het gaat hierbij om de implementatie van de omgevingswet, de (mogelijke) verruiming van het belastinggebied en de financiële verhoudingen Rijk - gemeenten. De financiële verhouding Rijk-gemeenten kent twee hoofdthema’s: de omvang van de budgetten die gemeenten ontvangen en de verdeling van die budgetten. Een fundamentele herziening van de financiële verhouding is gewenst. Een fundamentele herziening die recht doet aan de bestuurlijke, maatschappelijke en financiële dynamiek en de autonomie van lokale overheden.
Vernieuwing BBV
In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) zijn de ‘spelregels’ en inrichting opgenomen waaraan de gemeentebegroting en verantwoording moet voldoen. Recentelijk is er een aantal wijzigingen doorgevoerd. Met de wijzigingen beoogt de wetgever een betere toegankelijkheid van de begroting en jaarrekening en een betere vergelijkbaarheid tussen gemeenten onderling. De nieuwe BBV treedt voor het grootste gedeelte per 1 januari 2017 in werking.
De Programmabegroting 2017-2020 is volgens de nieuwe wettelijke vereisten BBV ingericht. De belangrijkste wijzigingen komen in de volgende onderdelen van deze begroting tot uitdrukking:
- De overhead wordt niet meer via een kostenverdeelsystematiek over de programma’s verdeeld, maar is volledig opgenomen in programma 12;
- Op de website www.waarstaatjegemeente.nl zijn nieuwe beleidsindicatoren opgenomen;
- De bijdrage van maatschappelijke partners aan de programmadoelstellingen is verwerkt in de programmatoelichtingen;
- In paragraaf 5.6 is een meerjarige geprognosticeerde balans opgenomen.
Juridisch
De ontwikkelingen op juridisch terrein laten op dit moment duidelijk de spanning zien tussen “juridisering” en “loslaten in vertrouwen”. De gemeente staat als uitvoerende macht in onze rechtsstaat er primair voor om de door de politiek/ het bestuur vastgestelde kaders en regels juist uit te voeren. Deze regels waarborgen ook de beginselen waarop onze rechtsstaat is gebaseerd. Denk bijvoorbeeld aan het gelijkheidsbeginsel dat ook in artikel 1 van de Grondwet is vastgesteld en borgt dat alle mensen gelijk zijn voor de wet.
M.n. de kanteling in het sociaal domein laat thans in de uitwerking spanning zien. Een uitdaging die vereist dat de overheid rechtmatig (overeenkomstig de regels) blijft handelen, maar waarbij diezelfde overheid en ook de samenleving in toenemende mate verlangen dat er gerechtvaardigd wordt gehandeld. De ontwikkeling op juridisch terrein van de gemeente laat dan ook een ontwikkeling zien van rechtmatigheid naar rechtvaardigheid, van juridisch juist naar moreel juist.
Deze ontwikkeling is een uitdaging voor de juridische medewerkers. Medewerkers die er juist zijn om het rechtmatig (juridische kwaliteit) handelen van de gemeente te waarborgen en daarbij de juridische risico’s voor de gemeente te beperken alsmede ook medewerkers die in hun dagelijks werk (direct/ indirect) door bijvoorbeeld de rechterlijke macht worden aangesproken op rechtmatig handelen. Gelijktijdig worden zij er (ook) intern en door de samenleving op aangesproken om mee te denken in rechtvaardige oplossingen, waarbij het systeemdenken wordt losgelaten, wordt gewerkt vanuit vertrouwen (en niet controle) en waarbij maatwerk wordt geleverd zonder dat er sprake is van willekeur, maar juist van gerechtvaardigde beslissingen.
De verwachting is dat het bovenstaande in 2017 binnen het juridisch werkterrein terugkomt bij de behandeling van bezwaar, beroep, klachten en juridische advisering.
Facility management
In de ‘wereld van Facility Management’ zien we een aantal trends ontstaan, die wij in Venlo ook volgen.
1. Regie organisatie binnen een organisatorische context
Steeds meer facilitaire organisaties vormen zich om tot een regie organisatie. Deze trend hebben wij een paar jaar geleden ook ingezet. De nadruk voor de facilitaire organisatie binnen de gemeente Venlo ligt hierbij op het besturen van de vraag van de klant en aanbod van de leverancier of eigen facilitaire organisatie. 2. Bevorderen arbeidsparticipatie
Het bieden van werkgelegenheid aan mensen met een beperking is een thema dat al langer onderdeel is van het beleid van veel organisaties. Ook van de gemeente Venlo. Bepaalde facilitaire werkzaamheden lenen zich uitstekend voor het bieden van werkgelegenheid aan mensen die een kwetsbare positie innemen op de arbeidsmarkt.
3. Samenwerking met partners
Door technologische, maatschappelijke en economische ontwikkelingen is schaalbaarheid en flexibiliteit een strategisch uitgangspunt geworden bij het inrichten van de facilitaire organisatie. Dit betekent dat wij voor de gemeente Venlo steeds meer zullen kijken waar we kunnen samenwerken. Dit kan een partnership zijn met een leverancier (wanneer we een dienst uitbesteden), dan wel de samenwerking opzoeken met een collega gemeente.
4. Gastvrijheid als succesfactor
Hostmanship (gastheerschap) wordt gezien als de nieuwe succesfactor van de facilitaire organisatie. Uit onderzoek blijkt dat ontvangstbeleving directe impact heeft op het primaire proces. Als hier dingen misgaan of tegenvallen, haken klanten/burgers af. De facilitaire organisatie kan hier dus bij uitstek toegevoegde waarde toevoegen. Binnen de gemeente Venlo gaat de Facility Desk deze rol oppakken in het nieuwe stadskantoor. De medewerkers krijgen de rol van de receptiefunctie in het nieuwe stadskantoor en worden daardoor een zeer belangrijke factor voor succes van onze totale organisatie.
5. Duurzaamheid
We zien in de landelijke trends dat duurzaamheid bij de meeste facilitaire organisaties achter blijft. Cradle 2 Cradle (C2C) komt in het stadskantoor overal terug en vormt voor onze eigen facilitaire organisatie een van de belangrijkste onderdelen, die we overal in naar voren laten komen. Denk hierbij aan de aanschaf van C2C producten, duurzaamheid verwerken in het programma van eisen voor een leverancier et cetera.
Informatiemanagement
Vanuit informatiemanagement brengen we de samenleving meer aan zet. Met het bijbehorende instrument: informatie. We creëren ruimte om verder te experimenteren met ‘hoogwaardige ICT’. Met behulp van big data en open data initiatieven dragen we bij aan het dynamisch maken van stuurinformatie op inhoudelijke beleidsvraagstukken. In 2017 werken we verder aan het digitaliseren van onze processen. Informatiemanagement zet de implementatie van aanbevelingen uit het onderzoek op de digitale werkomgeving uit 2016 in 2017 verder voort. Daarmee creëert informatiemanagement mede de randvoorwaarden waarbinnen medewerkers zorgvuldig met al hun informatie om kunnen gaan. Uiteraard binnen de randvoorwaarden die informatieveiligheid en privacy van ons vragen. Informatieveiligheid en privacy blijven in 2017 en de daaropvolgende jaren aandachtspunt voor informatiemanagement.
Inkoop
Venlo heeft met het uitvoeren van de ‘bouwopdracht team inkoop’ in 2015 en 2016 invulling gegeven aan een meer professionele inkoopfunctie. Het team inkoop is versterkt. De ambitie voor 2017 is om een aantal inkoopprocessen verder te verbeteren. De centrale rol van team inkoop als professioneel ondersteuner, met daar waar nodig een passend mandaat, krijgt verder invulling. Speerpunten zijn verder contractbeheer en contractmanagement, een verdere invulling van accountmanagement, de realisatie van de taakstelling inkoop en een betere invulling aan circulair inkopen. Op het vlak van circulair inkopen wil Venlo een voorbeeldfunctie vervullen, deze ambitie wordt samen met het C2C ExpoLAB ingevuld. Circulair inkopen wordt daarbij ook toegepast om de Total Cost of Ownership (TCO) van aankopen te verlagen.
Vanaf de zomer van 2016 gelden zijn er Nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen. Dit betekent dat er een aangepast ‘Strategisch Inkoopkader’ zal worden opgesteld.
Communicatie
De gemeente Venlo zet naast de meer traditionele communicatiemiddelen ook in 2017 flink in op nieuwe communicatievormen. Zo zijn grote stappen gezet in het verder professionaliseren van communicatie via sociale media. Bereik en effectiviteit worden hiermee vergoot. Ook is er een nieuwe toptaken website voor onze dienstverlening ontwikkeld.
Een andere belangrijke ontwikkeling is het structureel monitoren van wat er online en offline wordt gezegd en geschreven over de gemeente Venlo en over onderwerpen die de gemeente raken. Zo krijgen organisatie en bestuur meer gevoel bij wat er leeft en speelt en welke impact besluiten of initiatieven hebben in de samenleving. De resultaten daarvan geven de gemeente de gelegenheid om nog beter afgewogen haar beleid en communicatie vorm te geven.
Binnen de organisatie wordt flink ingezet om beleidsmakers en projectleiders te ondersteunen. Dat gebeurt steeds vaker via de zogenoemde Factor C methode die door het Rijk is ontwikkeld. Het doel hiervan is (samen met partijen) steeds meer begrijpelijk beleid te ontwikkelen als organisatie, in plaats van achteraf beleid via communicatie proberen begrijpelijk te maken. De communicatieadviseurs binnen de gemeente zijn opgeleid om deze methode toe te passen en er ontstaat vanuit beleidsafdelingen ook steeds meer interesse om zich ook in de Factor C methodiek te bekwamen.
Er is een nieuwe geïntegreerde visie ontwikkeld op het vlak van HRM, Communicatie en Informatie. Een van de uitgangspunten is dat communicatie in 2017 de belangrijkste competentie moet worden van iedere medewerker, waarbij het gaat om het bouwen aan een duurzame en hernieuwde relatie met onze inwoners. Persoonlijk contact, vertrouwen en betrokkenheid zijn daarbij belangrijke waarden. Organisatiegrenzen zullen langzaam verdwijnen en waar het nu nog vaak de gemeente Venlo én de samenleving is, zullen we steeds meer toegroeien naar één netwerk van 100.000 medewerkers.
Vensters voor bedrijfsvoering
De gemeente Venlo is deelnemer aan de benchmark Vensters voor Bedrijfsvoering en zal ook in 2017 ingezet worden als verbeterinstrument.
Dit instrument biedt de mogelijkheid om de bedrijfsvoering van de gemeente vanuit verschillende invalshoeken (vensters) te vergelijken met die van andere gemeenten. Dit gebeurt middels een jaarlijks feitenonderzoek en een tweejaarlijks belevingsonderzoek in de vorm van een enquête onder alle medewerkers van de gemeente Venlo. Het doel is om managers bij gemeenten te helpen om stappen vooruit te kunnen zetten op weg naar slimmere bedrijfsvoering.